Herausforderung und Entwicklung der Steuerabteilung 4.0

WP/StB/Dipl.-Kfm. Dr. Peter Bömelburg, Geschäftsführender Partner bei Rödl & Partner, Nürnberg

Die Steuerabteilung 4.0 ist bereits jetzt gelebte Realität in vielen Unternehmensgruppen. Die Entwicklung verlief rasend schnell – von dem vergangenheitsorientierten Ansatz Mitte der achtziger Jahre, über die zukunftsorientiertere Steuerabteilung in den Neunzigern bis zur Echtzeit-Steuerabteilung von morgen. Die Digitalisierung befördert diesen Wandel, bringt neue Chancen, generiert zugleich aber auch neue Risiken.

Unternehmenswelt definiert sich neu

Die Veränderungen in den Steuerabteilungen spiegeln die sich neu definierende Unternehmenswelt wider. Hierzu gehören immer schnellere strategische Entscheidungen über die Ausrichtung von multinationalen Konzernen. Damit einher geht die Notwendigkeit einer unverzüglichen steuerlichen Würdigung und Anpassung der Prozesse. Hinzu kommt steter Kostenoptimierungsdruck, der zur Nutzung möglicher Optimierungsoptionen zwingt, die die Digitalisierung bietet. Getrieben wird der Evolutionsprozess zur Steuerabteilung 4.0 von den folgenden vier strategischen Stoßrichtungen:

  • Tax Analytics
  • Business Partnering
  • Tax Compliance Management
  • Lean Tax Process Management

Tax Analytics

Durch die Möglichkeiten der Verknüpfung von Daten aus unterschiedlichen Datenquellen stehen nie dagewesene Datenmengen zur Auswertung zur Verfügung. Immer leistungsfähigere Datenbanktechnologien ermöglichen Echtzeitverfügbarkeit, Cloud-Technologien gewährleisten weltweite Verfügbarkeit.

Diese Entwicklungen eröffnen der Steuerabteilung eine sehr viel schnellere und detailliertere Sicht auf die steuerrelevanten Unternehmensprozesse. Analysen können mit sogenannten Self-Service Business Intelligence Tools schnell und konsistent bereitgestellt werden. Machine Learning (ML) wird die Effizienz und die Analyseerstellung weiter vereinfachen und ermöglicht den Mitarbeitern der Steuerabteilung, sich auf die fachliche Interpretation der Ergebnisse zu konzentrieren.

Business Partnering

Die Komplexität der Unternehmensprozesse und die stetig steigenden steuerlichen Anforderungen erfordern von der Steuerabteilung sehr viel tiefere Kenntnisse der Unternehmensprozesse als in der Vergangenheit. Genügte früher die Kommunikation mit dem Rechnungswesen und den Funktionsbereichen im Rahmen der Jahresabschluss- und Steuererklärungserstellung, wird heute z.B.

  • jede Änderung der Geschäftsstrategie mit ihren Auswirkungen auf die Verrechnungspreise im Rahmen der Verrechnungspreisdokumentation transparent;
  • jede neue Lieferbeziehung oder Abwicklungsart und ihre Auswirkungen auf die Umsatzsteuerfindung auswertbar.

Gleichzeitig findet im Steuerrecht eine starke Spezialisierung auf Fachgebiete statt – jedes Thema hat seinen Experten. Die Anforderungen an die Mitarbeiter einer Steuerabteilung ändern sich dadurch radikal. Soziale Kompetenz und darüber hinaus Kommunikationsfähigkeit, Führungskompetenz ohne disziplinarische Führung und Projektmanagementfähigkeiten erlangen zentrale Bedeutung für die Auswahl von Mitarbeitern. Die Verknüpfung von steuerlichem Spezialwissen mit dem Wissen über das Unternehmen und die Ableitung der steuerlich richtigen Lösung sowie eine verständliche Vermittlung werden zu Schlüsselqualifikationen der Steuerabteilung. Analoges gilt für das hohe Maß an Umsetzungskompetenz durch Koordination der Fachbereiche sowie die Operationalisierung steuerlicher Anforderungen. Die Steuerabteilung 4.0 wird als wertschöpfender Partner bei der Entwicklung des Unternehmens wahrgenommen.

Tax Compliance Management

Die Implementierung von Kontrollsystemen, insbesondere zur Vermeidung finanzieller Nachteile und strafrechtlicher Sanktionen für das Unternehmen, seine Organe und Mitarbeiter rückt unablässig in den Vordergrund. Vor allem steuerstrafrechtliche Risiken gilt es zu vermeiden.

Panama-Papers, Paradise-Papers und BEPS-Initiative lassen steuerliche Gestaltungen zunehmend zum Reputationsrisiko werden. Die aktuellen GoBD mit ihrer Pflicht zur Erstellung und Vorlage einer Verfahrensdokumentation sind seit 2015 in Kraft. Seit 2017 gelten erstmalig spezielle Anforderungen zur Vorlage einer Verfahrensdokumentation im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen.

Die Sicherstellung der Besteuerung entlang der Wertschöpfungskette sowie die Einhaltung sämtlicher formeller steuerlicher Anforderungen sind wichtigstes Ziel in der Steuerabteilung. Wirksame Tax Compliance Management Systeme sind ein Kernelement der Steuerabteilung 4.0. Die Stellung der Steuerabteilung in der Organisation und die Integration in steuerrelevante Prozesse sind dabei maßgeblich für den Wirkungsgrad bei der Erfüllung der Tax Compliance-Anforderungen.

Lean Tax Process Management

Die Harmonisierung und Standardisierung von Unternehmensprozessen eröffnet der Steuerabteilung zahlreiche Chancen, die steuerlichen Prozesse zu verbessern. Steuerprozesse lassen sich zunehmend in den ERP-Systemen abbilden und laufen automatisiert ab. Automatische Kontrollen und fallbezogene Berechtigungskonzepte gewährleisten Konsistenz und Sicherheit. Kombiniert mit Tax Analytics werden Schwachstellen aufgedeckt und gezielt beseitigt.

Routineprozesse werden standardisiert und IT-gestützt automatisiert. Dort, wo Automatisierung nicht möglich ist, lassen sich einzelne Prozessschritte und ganze Prozessketten auf externe Dienstleister auslagern, ohne von diesen abhängig zu werden.  Hiervon  wird auch die Verwendung des Budgets der Steuerabteilung beeinflusst: Dienstleistungen rund um Routineprozesse werden durch Automatisierung immer weniger ins Gewicht fallen und unterliegen einem starken Preisdruck, während die Budgets für die Beratung bei Spezialthemen zunehmen werden.

Die nächsten Schritte

Unternehmen sollten ihre strategischen Stoßrichtungen zügig operationalisieren und umsetzen. Hierbei hilft eine Strategy Map, die aus den strategischen Stoßrichtungen Ziele und Maßnahmen ableitet. Jede Unternehmensgruppe, die diese Entwicklung nicht aktiv treibt und stattdessen am Status quo festhält, wird kurz- und mittelfristig neuen steuerlichen Risiken gegenüberstehen, die dann nur schwer kalkulierbar und somit nahezu unkontrollierbar sind.

Der Wandel zur Steuerabteilung 4.0 steht nicht bevor, er ist bereits da!

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