Elektronische Rechnung wird praxistauglich – BMF lockert Anforderungen an Prüfung und Aufbewahrung

RA/StB Ralph Korf, München

„Endlich!“ – möchte man sagen. Mit Schreiben vom 2. 7. 2012 über die „Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. 7. 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011“ (IV D 2 – S 7287-a/09/10004 :003 [2012/0449475], BStBl. I 2012 S. 726 = DB 2012 S. 1540) hatte das BMF die neuen praxisfreundlichen Regeln zur elektronischen Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht erläutert. Mit dem Schreiben vom 14. 9. 2012 (IV A 4 – S 0316/12/10001 [2012/0831628],  BStBl. I 2012 S. 930 = DB 2012 S. 2312)  zur Änderung der GdPdU beseitigt das BMF eine weitere Hürde.

 

Eine qualifizierte elektronische Signatur oder die Vereinbarung eines EDI-Verfahrens sind seit dem 1. 7. 2011 nicht mehr erforderlich. Sie können aber nach wie vor eingesetzt werden und gelten dann ohne weitere Anforderung als Verfahren, bei welchen die Unversehrtheit der Daten und die Authentizität des Ausstellers gewährleistet sind (§ 14 Abs. 3 UStG). Allerdings galten nach wie vor die abgabenrechtlichen Anforderungen der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ von 2001. Diese stellten für die Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur so umfassende Prüfungs- und Aufbewahrungspflichten auf, dass diese nur mit besonderen Konstruktionen (Doppelvertretungsmodell) zu erfüllen waren. Voraussetzung war nämlich, dass

„- vor einer weiteren Verarbeitung der elektronischen Abrechnung die qualifizierte elektronische Signatur im Hinblick auf die Integrität der Daten und die Signaturberechtigung geprüft werden und das Ergebnis dokumentiert wird;

– die Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einem Datenträger erfolgt, der Änderungen nicht mehr zulässt. Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das DV-System sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind;

– bei Umwandlung (Konvertierung) der elektronischen Abrechnung in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) beide Versionen archiviert und nach den GoBS mit demselben Index verwaltet werden sowie die konvertierte Version als solche gekennzeichnet wird;

– der Signaturprüfschlüssel aufbewahrt wird;

– bei Einsatz von Kryptographietechniken die verschlüsselte und die entschlüsselte Abrechnung sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung der elektronischen Abrechnung aufbewahrt wird;

– der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung protokolliert werden;

– die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme den Anforderungen der GoBS, insbesondere an die Dokumentation, an das interne Kontrollsystem, an das Sicherungskonzept sowie an die Aufbewahrung entsprechen;

– das qualifizierte Zertifikat des Empfängers aufbewahrt wird.“

Der Rechnungsempfänger musste also für jede einzelne erhaltene Rechnung zunächst die Signaturberechtigung prüfen (was erheblich dadurch erschwert wird, dass es in Deutschland noch keine Unternehmenssignatur gibt, sondern nur personenbezogene Signaturen) und das Ergebnis der Prüfung dokumentieren; dann mussten umfangreiche Protokolle erstellt und aufbewahrt werden. Für kleine und mittelständische Unternehmer waren solche Verfahren zu aufwändig, weshalb die (richtige) elektronische Rechnung in der Praxis ein Schattendasein führte. Dieses Hindernis fällt jetzt weg: Abschnitt II Nr. 1 des GdPdU-Schreibens wurde mit sofortiger Wirkung aufgehoben.

D. h., der Rechnungsaussteller kann seine Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur erstellen und versenden, und der Rechnungsempfänger kann sie archivieren, ohne die zahlreichen Prüfungsschritte der GdPdU vornehmen zu müssen.

Nach wie vor gelten die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“, in deren begleitendem BMF-Schreiben vom 7. 11. 1995 (IV A 8 – S 0316 – 52/95, BStBl. I 1995 S. 738 = DB0147196) es heißt:

„2.  Speicherung von originär digitalen Dokumenten

Originär digitale Dokumente werden durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einen digitalen Datenträger archiviert.

Bei originär digitalen Dokumenten muß hard- und softwaremäßig sichergestellt sein, daß während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht möglich ist. Die Indexierung hat wie bei gescannten Dokumenten zu erfolgen.

Das so archivierte digitale Dokument kann nur unter dem zugeteilten Index bearbeitet und verwaltet werden. Die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern. Das bearbeitete Dokument ist als „Kopie“ zu kennzeichnen.

Die gespeicherten Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit reproduzierbar, d.  h. lesbar sein (vgl. zu VII.).“

(Zitiervorschlag: Korf, Steuerboard DB0556490)

 

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