Die Bedeutung von Vertraulichkeitsabreden

RA Peter Homberg, Partner bei Raupach & Wollert-Elmendorff

Für Unternehmen aller Branchen, die über besonderes spezifisches Wissen verfügen, ist eine kontrollierte und kontrollierbare Vertraulichkeit des im Unternehmen vorhandenen Know-Hows essentiell. Entscheidend ist daher darauf zu achten, dass vertrauliche Informationen nicht in die falschen Hände geraten. Hier versprechen Vertraulichkeitsabreden für die Unternehmen einen grundsätzlichen Schutz vor einem Kontrollverlust über das betriebseigene Intellectual Property.

Intellectual Property – die Basis des Erfolgs vieler Unternehmen im technischen oder naturwissenschaftlichen Bereich

Viele Unternehmen – gerade im technischen oder naturwissenschaftlichen Bereich – leben vom Erwerb, dem Schutz und der Kommerzialisierung von Intellectual Property. Nahezu zwangsläufig kommt es sowohl im Vorfeld als auch im Zuge der eigentlichen Vertragsverhandlungen und während der Laufzeit von Kooperationsvereinbarungen, Forschungs- und Entwicklungsverträgen oder Lizenzverträgen zum Austausch von Informationen und/oder Entwicklungsergebnissen, welche der Vertraulichkeit unterliegen. Ein derartiger Informationsaustausch kann einseitig von nur einem an den anderen (potentiellen) Vertragspartner erfolgen. Häufig kommt es allerdings auch zu einem gegenseitigen Austausch vertraulicher Informationen, so dass beide Parteien wertvolles Wissen preisgeben. Die jeweilige Ausgestaltung der Vertraulichkeitsvereinbarung, d. h. die Frage, ob eine solche Vereinbarung einseitig oder zweiseitig ausgestaltet sein soll, hängt in der Praxis vom jeweiligen Einzelfall ab.

Ein Muss: Kontrolle der vertraulichen Informationen zu Intellectual Property

Um eine Kontrollierbarkeit und daran anknüpfend die tatsächliche Kontrolle der Vertraulichkeit realisieren zu können, ist bei Übermittlung von vertraulichen Informationen und/oder Entwicklungsergebnissen eine vorherige schriftliche Vereinbarung unumgänglich. Daher ist der Abschluss von Vertraulichkeitsabreden in Form von „Confidentiality Agreements“/„Non Disclosure Agreements“ im Vorfeld von konkreten Vertragsbeziehungen äußerst wichtig. Die eigentlichen Verträge, seien es Patentkaufverträge, Lizenzverträge oder Kooperationsverträge, enthalten dann ebenfalls häufig eine sog. Vertraulichkeitsklausel.

Neben der Kontrollmöglichkeit hinsichtlich des Zu- und Abflusses von vertraulicher Information zu Intellectual Property ist es für Unternehmen jeder Größe  von entscheidender Bedeutung, Konflikte zu vermeiden, da diese immer auch ein großes wirtschaftliches Risikopotential darstellen.

Einzelfallbezug als entscheidendes Kriterium zur Konfliktvermeidung

Entscheidendes Kriterium für alle Arten von Vertraulichkeitsabreden in einem Vertragskonstrukt ist daher die einzelfallbezogene Formulierung. Zwar ist die Nutzung eines Mustervertrags möglich und in der Praxis auch weitverbreitet. Spezifische Vertragspunkte bedürfen allerdings immer einer Anpassung auf den jeweiligen Einzelfall. So sollte auf eine genaue Definition des Begriffs der „vertraulichen Information“ großer Wert gelegt werden. Dabei ist darauf zu achten, diese möglichst detailliert auf den konkreten Fall zuzuschneiden.

Auch eine detaillierte Regelung hinsichtlich des Erhalts und der Offenlegung vertraulicher Informationen ist wichtig. Neben einer  Anpassung an den konkreten Einzelfall sind in der Praxis gute „Standard Operating Procedures“ (SOPs) zwingend notwendig, so dass Unternehmen über Zufluss und die Offenlegung vertraulicher Informationen eine durchgehende Dokumentation vorweisen können und auch hierdurch Kontrolle über ihre gewerblichen Schutzrechte und das eigene Know-How ausüben können.

Der Ernstfall – vertragswidrige Weitergabe

Oftmals kommt es dennoch zum Vorwurf, dass ein Vertragspartner vertrauliche Informationen rechtswidrig weitergegeben habe. In diesem Fall sind dann die vorgenannte einzelfallbezogene Regelung und eine durchgehende und detaillierte Dokumentation zum Umgang mit der spezifischen vertraulichen Information entscheidend. Denn eine in der Theorie gut formulierte Klausel kann in der Praxis nur Wirkung zeigen und eine Rechtsdurchsetzung ermöglichen, wenn das betroffene Unternehmen durch Heranziehung entsprechender schriftlicher Dokumentation die rechtswidrige Verwendung der vertraulichen Informationen nachweisen kann. Gerade aufgrund dieses Aspektes gestaltet sich die Rechtsdurchsetzung hinsichtlich des Verlustes vertraulicher Information in der Praxis oftmals als sehr schwierig. Um zumindest eine erleichterte Beweisführung zu ermöglichen, sollte in einer Vertraulichkeitsvereinbarung daher immer vorgesehen sein, dass diejenigen Informationen, die als vertraulich gelten sollen, durch das offenbarende Unternehmen vor Weitergabe entsprechend eindeutig zu kennzeichnen sind.

 Fazit

Vertraulichkeitsabreden können einen guten Schutz bei der Weitergabe von Intellectual Property bieten. Gerade im technischen und naturwissenschaftlichen Bereich ist es für die beteiligten Unternehmen wichtig, durch gute Vertragsstrukturen und einzelfallbezogene Anpassungen einer unkontrollierten Offenlegung von vertraulichen Informationen entgegen zu wirken und mögliche Rechtsstreitigkeiten zu verhindern. Alle Akteure müssen sich aber bewusst sein, dass die Vertragskonstrukte in der Praxis nur dann Wirkung entfalten können, wenn sie durch eine lückenlose und belastbare Dokumentation untermauert werden können.

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